Di dalam artikel ini akan dibahas mengenai pengendalian persediaan (inventories). Saat membaca artikel ini, kita harus memfokuskan mindset kita kepada perusahaan manufaktur. Perusahaan manufaktur akan membeli raw material, kemudian mengolahnya sehingga menjadi suatu barang yang berfungsi dan kemudian dijual kepada pelanggan. Barang yang dijualnya bisa menjadi raw material untuk perusahaan lain, atau bisa menjadi finished goods bagi mereka.

Inventories merupakan bagian dari aktiva lancar perusahaan yang umumnya mempunyai jumlah yang signifikan dalam laporan keuangan dan juga nilai yang tinggi bagi kehidupan perusahaan. Inventories-lah yang merupakan “modal” kehidupan perusahaan. Oleh karena itu, perlu ada control dan planning yang baik atas inventories. Dalam konteks ini, control dan planning dapat didefinisikan sebagai berikut:

• Inventory planning: Penentuan penjadwalan pembelian inventories dan ketersediaannya guna memenuhi kebutuhan perusahaan yang direncanakan, baik itu untuk proses produksi ataupun penjualan.
• Inventory control: Control terhadap jumlah barang di gudang agar tersedia untuk digunakan sebagaimana perencanaan yang telah ditetapkan. Inventory control juga mencakup perlindungan fisik, seperti akses yang terbatas ke gudang, pemantauan kondisi ruangan (misalkan barang perlu disimpan pada suhu tertentu) dan juga asuransi untuk inventories.

Agar inventory management dapat berlangsung dengan baik maka diperlukan suatu kondisi di mana adanya pemberian tugas dan tanggung jawab yang jelas terhadap orang-orang yang terlibat. Seringkali inventory management tidak hanya merupakan tanggung jawab dari bagian produksi saja, namun juga diperlukan kerja sama dengan bagian pembelian barang, penerima barang, staf quality control dan penjaga gudang. Dengan demikian perlu dipastikan bahwa masing-masing pihak mengerti tanggung jawabnya masing-masing. Tentu diharapkan bahwa tiap pihak mempunya kompetensi yang sesuai. Inventory management kadang kala disangkutpautkan dengan production flow. Sebagaimana pernah disebutkan di artikel Just in Time Manufacturing, kiranya inventories (entah berupa raw material, work in progress atau finished goods) harus disimpan di bagian gudang yang tepat. Jangan sampai production dan storage floor berantakan dan dapat meningkatkan resiko terjadinya kecelakaan saat produksi berlangsung. Dan bilamana perusahaan mengimplementasikan JIT, maka bagian pembelian haruslah memastikan bahwa tidak terjadi pembelian yang berlebihan yang menyebabkan stock raw material yang menganggur untuk masa yang berkepanjangan.

Manfaat dari diterapkannya inventory management adalah:

• Menghindari terjadinya ketidakmampuan dalam memenuhi demand terhadap barang jualan, karena tidak adanya stock di gudang. Misalkan kita mengetahui bahwa demand akan meningkat saat menjelang hari raya besar, maka kita sudah harus menyediakan raw material yang cukup juga dari jauh hari.
• Meminimalisir penyimpanan barang yang terlalu lama. Ini sangat berguna bilamana kita menerapkan JIT manufacturing atau jika barang kita mempunyai expiration period yang singkat.
• Meminimalisir terjadinya kerusakan terhadap barang karena kelalaian atau karena incidents saat keberlangsungan proses produksi.
• Menghindari terjadinya fraudulent act. Ini bisa terjadi bilamana inventories kita berbentuk kecil namun nilainya sangat berharga. Physical protection terhadap inventories tidak boleh dianggap remeh.

Departemen finance/accounting pun mempunyai andil yang signifikan. Contoh dari peran serta bagian finance/accounting terhadap inventories adalah:

• Ikut berpartisipasi dalam menetapkan internal control, terutama dalam proses in-and-out inventories ke dalam dan keluar gudang.
• Ikut serta dalam perhitungan fisik barang (inventory stock count).
• Memberikan input dalam perhitungan cost of production dari finished goods, misalkan dengan metode ABC-allocation.
• Melakukan analisis inventory turnover dan average days of inventory. Dengan analisis ratio ini, kita dapat melihat seberapa lamakah inventories disimpan di dalam gudang. Umumnya perusahaan mempunya standard sendiri, misalkan 60 hari. Jika analisis ratio ini menunjukkan hasil 90 hari, maka perlu dilihat apakah penyebab terjadinya “kemacetan” dalam gudang.
• Menghasilkan pelaporan inventories secara berkala dan memastikan bahwa catatan yang ada di dalam accounting sesuai dengan catatan dalam sistem inventory yang ada di gudang. Intinya, nilai semua inventories kita perlu dicatat dalam laporan keungan.

Dari penjelasan di atas terlihat dengan jelas bahwa dalam inventory management bukan hanya 1 departemen yang bekerja. Karena inventories merupakan sumber utama dari kehidupan perusahaan maka diperlukan suatu kerja sama yang baik antara semua pihak mempunyai andil.