Kadang kala fokus orang dalam monthly closing yang adalah “yang penting hutang jatuh tempo sudah dibayar”, “yang penting pendapatan sudah dicatat semua”, “yang penting klien sudah dikirimkan invoice”, dan lain lain. Dan terkadang orang berpikir bahwa segala yang belum tercatat bisa dicatat di bulan depan. Ya, itu memang bisa dilakukan. Namun bukan mindset seperti itulah yang dibutuhkan dalam akuntansi keuangan. Jika ada suatu transaksi penting dengan angka yang signifikan terlambat dicatat sehingga tidak tercermin dalam laporan keuangan, itu bisa berbahaya. Apalagi jika data keuangan diperlukan oleh upper management untuk sebuah pengambilan keputusan.

Apa hal mendasar yang dapat dijadikan kontribusi oleh tim pajak dalam proses closing? Sebenarnya tidak terlalu complicated, namun sangat penting.

Asumsikan perusahaan Anda bergerak dalam pemberian jasa konsultasi bisnis. Dalam pemberian jasa Anda ke klien, Anda menggunakan jasa pihak luar juga seperti sworn translator, corporate lawyer dan sebagainya. Apa yang bisa dilakukan oleh tim pajak agar pembayaran pajak tepat waktu, pajak yang dibayar adalah akurat, pelaporan pajak tepat waktu? Secara garis besar kontribusi utama dari tim pajak memang ketiga point, tetapi kualitas dan efisiensi kerja tim pajak bisa dinilai dari flow pekerjaan dan dokumentasi pekerjaan (kertas kerja). Berikut akan dibahas dengan singkat hal-hal yang bersifat mendasar namun penting yang dapat dilakukan oleh tim pajak:

1. Tim pajak terlibat dalam pemeriksaan payment requisition: Seperti yang disebutkan di atas, dalam pelaksanaan bisnis Anda, Anda menggunakan jasa pihak luar. Itu akan dikenakan PPh 23 atau PPh 21 (non-employee). Bagi yang tidak mempunyai keahlian pajak, ia dapat salah memberikan pengenaan tarif pajak (terutama untuk PPh 21, karena tarif bersifat progresif). Penentuan pemotongan pajak dilakukan sebelum dilakukannya pembayaran oleh pihak treasury. Karena jika tidak terjadi pemotongan atau kekurangan pemotongan, exposure kurang membayar pajak ada di pihak Anda. Belum lagi jika para vendor mengejar Anda untuk segera memberikan bukti potong. Terkadang ada pekerjaan ekstra untuk menagih kelebihan pembayaran dari vendor (jika lupa dilakukan pemotongan PPh atau kekurangan pemotongan PPh). Itu merupakan pekerjaan yang tidak menambahkan nilai dan membuang waktu. Satu hal lain yang dapat membantu pekerjaan adalah memiliki daftar vendor yang lengkap berikut informasi jenis pajak dan berapa tarif pajak yang dikenakan kepada masing-masing vendor. Ini tidak hanya berlaku untuk jasa-jasa yang disebutkan di atas. Namun juga untuk vendor seperti penyewa gedung, cleaning service dan sebagainya. Lebih baik lagi jika informasi ini terkandung dalam sistem akuntansi yang Anda miliki. Daftar dan informasi terkait vendor haruslah selalu up-to-date.
2. Setelah dilakukannya tahap (1), tim pajak harus memiliki list lengkap dari masing-masing pemotongan PPh yang dilakukan dalam satu bulan. Ini akan sangat memudahkan saat melakukan pembayaran pajak di awal bulan berikutnya, terutama dalam pengisian lampiran SPT. Dengan demikian, mereka tidak perlu mengumpulkan lagi semua detail pembayaran expenses selama 1 bulan ke belakang. Dan juga ini akan sangat memudahkan saat dilakukannya tax base reconciliation yang dilakukan oleh auditor. Tax base reconciliation merupakan salah satu cara yang dilakukan untuk memastikan bahwa semua expenses yang seharusnya dikenakan pajak, memang telah dikenakan pajak oleh Anda. Angka tax base (yakni “DPP”dalam bahasa pajak) per auditor, akan mereka bandingkan dengan angka DPP yang tertera di SPT selama bulan 1 hingga bulan 12. Lebih baik lagi jika bisa diinformasikan nomor akun dimana expense tersebut dicatat. Tentunya ada beberapa cara lain untuk menyediakan data ini kepada auditor. Cara kedua adalah dengan men-generate daftar vendor dari sistem yangmana dilakukan pemotongan pajak. Cara kedua sedikit lebih susah dilakukan jika sistem Anda tidak mempunya fitur yang bisa menghasilan report per vendor.
3. Tahap (2) kiranya diterapkan juga untuk PPN Masukan (VAT IN, yang berasal dari vendor) dan PPN Keluaran (VAT OUT, yang berasal dari tagihan Anda kepada klien-klien Anda). Untuk keduanya, perlu dilakukan tax base reconciliation Salah satu tantangan dalam melaksanakan ini adalah jika Anda banyak melakukan revisi penerbitan tagihan. Dengan kata lain, tagihan yang di-issue di bulan-bulan sebelumnya dibatalkan dan diterbitkan ulang dengan angka yang berbeda. Setiap perubahan-perubahan ini harus dimonitor dan didokumentasikan dengan detail untuk memudahkan rekonsiliasi. Ada baiknya jika ini dilakukan secara berkala dan tidak membiarkannya menumpuk saat menutup tahun fiskal. Rekonsiliasi DPP untuk revenue Anda akan semakin sulit dilakukan.
4. Di tahap (2) disinggung mengenai pemberian bukti potong kepada para vendor. Sekarang posisinya dibalik. Anda pasti akan dikenakan pemotongan PPh 23 (akun prepaid tax di laporan keuangan Anda) oleh klien Anda. Kiranya pengumpulan bukti potong dilakukan secara giat karena bukti potong ini digunakan untuk mengurangi Pajak Penghasilan Badan terhutang Anda di akhir tahun.

Yang disampaikan di tulisan ini bukanlah hal yang bersifat baru. Namun terkadang sering terlupakan dan baru giat dikerjakan saat menjelang akhir tahun. Kiranya kita selalu mencari cara bagaimana menggunakan fasilitas-fasilitas yang Anda di tempat kerja sehingga efisiensi kerja bisa terus ditingkatkan.