Budgeting (pembuatan anggaran) merupakan sebuah kegiatan yang tidak digemari oleh banyak pihak. Budgeting merupakan exercise yang memakan waktu, energi dan pikiran. Bukan hanya pihak departemen finance and accounting yang direpotkan, tetapi semua departemen. Namun tidak bisa dipungkiri bahwa budgeting bisa membantu kita untuk mengerti bagaimana performance bisnis perusahaan di tahun mendatang. Perlu dicamkan bukan hanya revenue centers yang bisa dinilai performancenya, namun juga support departments (murni cost centers).

Sebelum dibahas lebih lanjut mengenai kegiatan budgeting, perlu diketahui definisinya. Secara sederhana budgeting bisa didefiniskan sebagai suatu kegiatan yang dapat mengkomunikasikan performance perusahaan secara sistematis, dalam satuan tertentu, yang mencakup periode tertentu. Visi dan misi sebuah perusahaan dapat tercemin di dalam budget.

Di tulisan ini akan diberikan contoh mengenai budgeting suatu perusahaan pemberian jasa konsultasi profesional di tahun 2XX6. Pada intinya, kita perlu mengetahui berapa rencana pemasukan dan pengeluaran perusahaan untuk tahun fiskal tersebut.

1. Budget pemasukan: Kita harus tentukan berapa budget pemasukan kita di 12 bulan mendatang. Dalam kasus ini, jasa yang diberikan adalah jasa konsultasi. Revenue yang didapatkan adalah dari jasa yang ditagih ke client dalam satuan jam dikalikan dengan tarif per jam. Budget revenue tidak bisa hanya dilakukan dengan memberikan angka sebesar XYZ, namun perlu dibreak down sebesar XYZ jam, dengan tarif per jam masing-masing konsultan. Dengan kata lain, tiap konsultan memiliki budget jam tagihan (satuan jam), tarif (satuan rupiah per jam). Ada baiknya bila budget pemasukan disajikan per bulan, dan bukan dalam akumulasi 12 bulan.
2. Budget pengeluaran: Logikanya, pengeluaran tidak boleh lebih tinggi dari pemasukan. Pengeluaran tidaklah hanya untuk gaji para konsultan. Namun pengeluaran juga terjadi di departemen yang bertindak murni sebagai cost center. Contoh budget pengeluaran:
   • Budget kompensasi para konsultan: Budget mencakup gaji bulanan, bonus, jamsostek, dan segala benefit yang didapatkan para konsultan.
   • Budget pengeluaran non kompensasi para konsultan: Budget mencakup pelatihan, business trips, pengeluaran untuk rapat, biaya ramah tamah antar konsultan, biaya promosi ke klien dan lainnya.
   • Departemen Information Technology: Selain kompensasi, budget mencakup pelatihan, business trips, pembelian perangkat (hardware and software), upgrade system, pemeliharaan hardware dan lainnya.
   • Departemen Accounting and Finance: Selain kompensasi, budget mencakup biaya konsultan pajak, auditor eksternal, pelatihan, business trips dan sebagainya.
   • Departemen General Administration: Selain kompensasi, budget mencakup biaya sewa gedung, cleaning service, kebutuhan dapur dan pantries, pest controlling dan sebagainya.

   Kiranya tiap departemen melakukan diskusi secara internal mengenai rencana pengeluaran di tahun fiskal mendatang. Kepala departemen akan mengakumulasikan informasi dan melakukan review, sebelum memberikan data kepada Finance and Accounting. Siapa yang melakukan review atas tiap budget, itu semua tergantung struktur organisasi dan hirarki di dalam perusahaan.

Perlu ditekankan bahwa budget bukan hanya sarana untuk melihat target penjualan. Namun perlu dilihat juga budget pengeluaran. Dengan kata lain, perlu dilakukan actual versus budget analysis untuk pendapatan dan pengeluaran. Bilamana terjadi kondisi di mana actual pengeluaran department A jauh di bawah budget, bukan berarti departemen A pintar melakukan negosiasi dengan vendor. Hal ini bisa berarti departemen A belum melaksanakan kegiatan yang direncanakan. Yang diperkirakan sebagai cost efficiency bisa ternyata salah, dan unproductivitylah sebenarnya masalahnya. Pembahasan unproductivity ini akan berlanjut dan solusi perlu dicari.

Telah disebutkan sebelumnya bahwa budget perlu disajikan di dalam format bulanan. Berikut adalah penjelasannya mengapa perlu dilakukan demikian. Budget bisa dianggap sebagai sarana pengecekan (tool of control). Control kiranya dilakukan secara berkala (umumnya bulanan) dan bukan pada akhir tahun. Bilamana ada pengeluaran jauh di atas ekspektasi di bulan Mei 2XX6, bukan berarti terjadi inefisiensi. Bisa jadi pengeluaran yang dijadwalkan terjadi di bulan Juli 2XX6 dilaksanakan 2 bulan lebih cepat karena vendor sudah mempunyai komitmen lain di Juli 2XX6.

Demikianlah perkenalan mengenai kegiatan budget dan fungsinya. Membuat budget tidaklah mudah. Oleh karena itu, mari pergunakan budget untuk menilai performance di dalam perusahaan, mendeteksi permasalahan (jika memang ada), dan mencari solusi untuk permasalahan yang ditemukan.