Saat melakukan tutup buku bulanan (monthly closing), banyak prosedur yang harus dilakukan. Prosedur yang dilakukan tergantung dari akun yang dikerjakan. Di tulisan ini, akan dibahas mengenai prosedur closing yang dilakukan untuk akun kas dan setara kas (cash and cash equivalents). Yang termasuk dalam kas dan setara kas antara lain adalah kas di tangan (petty cash), kas di bank (cash in banks) dan deposito berjangka pendek (short term deposits).

Kas merupakan asset perusahaan yang paling cair/liquid. Karena sifatnya yang demikian, kas mudah untuk digelapkan/dicuri bilamana tidak ada internal control dan pengecekan berkala yang dilakukan.

Berikut adalah rangkaian prosedur yang dapat dilakukan saat monthly closing:

1. Autorisasi pengeluaran kas: Setiap kali perusahaan ingin melakukan pembayaran terhadap vendor, maka proses pengecekan perlu dilakukan. Seberapa banyak pihak yang cek, tergantung dari jenis bisnis dan ukuran perusahaan. Lazimnya, semakin besar jumlah pembayaran yang dilakukan, semakin banyak pihak yang melakukan pengecekan. Autorisasi pengeluaran kas bisa dilakukan secara manual (tanda tangan manual) atau secara online/system. Perusahaan lebih memilih autorisasi melalui system, karena tanda tangan bisa dipalsukan.
2. Rekonsiliasi bank: Pada dasarnya tujuan dari rekonsiliasi bank adalah untuk menyamakan transaksi-transaksi yang ada di buku perusahaan dengan yang ada di rekening koran. Seharusnya saldo akhir di keduanya adalah sama. Jika tidak, maka ada transaksi yang dicatat di buku namun tidak tercatat di rekening koran. Ataupun sebaliknya. Pada umumnya, perbedaan tersebut dikarenakan oleh perbedaan waktu pencatatan. Contoh: pembayaran ke vendor dilakukan pada tanggal 31 January 20XX pukul 16.00 melalui electronic transfer. Di buku perusahaan transaksi tersebut dicatat tanggal 31 Januari 20XX dari bank BCA ke bank HSBC. Namun, di rekening koran, transaksi tersebut dicatat keesokan harinya (yakni 1 Februari 20XX) dikarenakan transaksi beda bank di sore hari baru akan diproses di hari berikutnya. Bilamana ada perbedaan yang bukan merupakan perbedaan waktu sementara, maka itu harus ditelusuri lebih lanjut. Tidak tertutup kemungkinan transaksi tersebut adalah untuk kepentingan pribadi pihak tertentu. Oleh karena itu, rekonsilasi bank sangatlah penting. Namun perlu diingat bahwa rekonsiliasi bank tidak dapat menangkap segala kesalahan yang ada. Hal ini akan dibahas di point c. Kertas kerja rekonsiliasi bank kiranya dibuat dengan komprehensif dan diperiksa oleh atasan.
3. Pemisahan tugas: Bilamana orang yang melakukan pembayaran/penransferan kepada vendor adalah sama dengan orang yang melakukan pencatatan di buku, maka ini merupakan suatu kesalahan besar dari design internal control. Pihak tersebut dengan sangat mudah bisa melakukan sebuah transferan gelap dan mencatat transferan tersebut di dalam buku perusahaan. Kesalahan ini tidak selalu dapat dideteksi dalam rekonsiliasi bank (sebagaimana dijelaskan di point b) karena uang yang dikeluarkan sebesar X juga dicatat olehnya di buku perusahaan sebesar X. Pada umumnya, jumlah penggelapan yang dilakukan tidak terlalu signifikan agar tidak dicurigai. Tetapi secara akumulasi, angka dapat menjadi signifikan. Ia pun biasanya mencatat di akun yang bersifat “buangan” seperti “beban lain-lain”, “beban administrasi bank” atau “selisih kurs”. Di sinilah pentingnya design internal control sebuah perusahaan. Internal control yang baik dapat meminimalisir kegiatan yang tidak bertanggung jawab. Kiranya para manajer melakukan pengecekan berkala terhadap akun-akun yang disebutkan sebelumnya. Para manajer juga bisa melakukan pengecekan terhadap pengeluaran di rekening koran yangmana nama beneficiary-nya bersifat asing.
4. Perhitungan fisik kas di tangan (cash on hand) = Untuk kas di tangan dapat dilakukan perhitungan fisik. Kiranya perhitungan dilakukan oleh lebih dari 1 orang dan dimonitor oleh orang yang tidak memegang uang kas dalam kegiatan kesehariannya. Laporan atas perhitungan kas perlu dibuat sejelas mungkin. Idealnya, laporan tersebut menyatakan berapa pecahan uang yang ada dan masing-masing ada berapa lembar. Laporan tersebut perlu diperiksa oleh para atasan. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah kas harus disimpan di brankas di ruangan yang terkunci.

Demikianlah berbagai prosedur yang dilakukan untuk akun kas dan setara kas.  Pada umumnya prosedur yang samalah yang dilakukan auditor eksternal. Auditor biasanya menambahkan prosedur lain yakni pegiriman konfirmasi ke bank. Sekali lagi perlu digarisbawahi bahwa kas adalah asset yang bentuknya paling liquid dan kiranya perusahaan melindungi asset tersebut dengan sebaik mungkin.